Cum sa coordonezi, construiesti si scalezi echipe remote si distribuite de developeri (abordarea noastra)

Pandemia a produs schimbari importante in cele mai multe companii. Numeroase echipe au fost nevoite sa isi mute toata activitatea online – de la comunicare, la instrumente de lucru canale de transmitere a datelor si documentelor – mediul de lucru fiind, astfel, redefinit si adaptat la noul context.

Buna! Sunt Malina, manager pe echipele de mobile development de la Roweb, iar ceea ce am relatat mai sus NU face parte din povestea noastra.

Cu mult inainte de declansarea pandemiei in 2020 echipele de mobile development de la Roweb lucrau deja in regim remote si distribuite (in 3 dintre birourile din tara). In acelasi timp, cu cea mai mare parte dintre clientii nostri lucram oricum de la distanta (dezvoltand proiecte pentru companii din diferite tari/orase din Europa, si nu numai).

Practic, ce vreau sa evidentiez inca de la inceput este faptul ca pandemia nu a schimbat aproape nimic pentru echipele noastre la nivel de comunicare si eficienta intrucat experienta noastra pe lucrul remote exista deja.

Faptul ca am mizat intotdeauna pe flexibilitate s-a dovedit a fi o abordare sanatoasa care ne-a permis sa ne continuam proiectele fara intreruperi si fara riscuri, indiferent de context.

De aceea, subiectele pe care le voi aborda in acest articol pleaca de la experienta noastra extinsa pe lucrul cu echipe remote si distributed pe care am dobandit-o nu doar intr-un context pandemic, ci si in vremuri mai linistite.

 

#1 Construirea si scalarea de echipe versus angajarea si aclimatizarea oamenilor noi

Care dintre cele doua este mai dificila? Nu de putine ori primesc aceasta intrebare. Iar de fiecare data sunt tentata sa dau acelasi raspuns: provocarea tine mai mult de nivelul de pregatire si experienta fiecarui membru din echipa (indiferent daca vorbim despre un angajat nou sau nu). Adica de omul potrivit in proiectul potrivit.

Piata fortei de munca a devenit foarte dinamica. Asadar, gasirea angajatilor potriviti (cunostinte tehnice + soft skills) reprezinta o provocare importanta nu doar pentru noi, ci pentru orice companie IT care vrea sa isi creasca valoarea.

Pe de alta parte, contextul pandemic a generat un nou tip de gandire, un nou mod de percepere a muncii remote. Si, din fericire, aceasta schimbare este de tipul WIN-WIN, aducand beneficii atat pentru angajati, cat si pentru angajatori.

Pentru noi, munca remote si cu echipe distribuite a insemnat o scalare mai buna a membrilor echipei in raport cu nevoile fiecarui proiect.

Avand, astfel, experienta extinsa in lucrul de la distanta cu echipe, proiecte si oameni, angajarea de noi developeri si aclimatizarea lor la mediul de lucru se intampla destul de natural, fara blocaje si eforturi suplimentare.

Asadar, intorcandu-ne la intrebarea initiala, nu consider o provocare nici construirea de echipe si scalarea lor la proiecte, nici integrarea oamenilor noi.

 

#2 Scalarea de echipe remote: ce lucruri ar trebui luate in considerare pentru a evita blocajele in procese si la nivel de performanta?

Scalarea de echipe inseamna, in primul rand, sincronizarea resurselor umane la nevoile punctuale ale unui proiect – deci, uneori, presupune si angajarea de noi oameni. Iar scalarea trebuie sa fie facuta la timp pentru a evita blocajele.

Iar daca o echipa nu este scalata la timp, risti sa te confrunti cu o serie de probleme:

• developerii sunt supra-alocati, ceea ce poate influenta calitatea proiectului;
• developerii se pot simti coplesiti de volumul de munca (ceea ce duce la scaderea motivatiei si chiar la plecarea din companie);
• clientul se poate decide sa schimbe compania cu care lucreaza.

 

#3 Echipe remote / distribuite: instrumente colaborative si strategii

Pentru noi este esential sa folosim un mix de instrumente de colaborare si sa pastram comunicarea intr-o zona cat mai umana – chiar daca suntem in orase diferite.

Sunt cateva repere de care tinem cont pentru a ne asigura ca procesele si proiectele functioneaza ok.

Project managerii care sunt inca la inceput de drum in lucrul cu echipe remote si distribuite cred ca ar trebui sa tina de doua elemente esentiale.

#1 Sa aiba permanent disponibilitatea de a debloca lucrurile si a oferi suport

De la distanta, este foarte complicat sa anticipezi sau sa intelegi nevoile punctuale ale fiecarui membru din echipa. Desincronizarile in comunicare duc intotdeauna la blocaje. Iar aceste blocaje vor afecta in egala masura nivelul de motivatie si calitatea proiectului.

Performanta depinde in mod direct de confortul oamenilor din echipa.

Asadar, asigura-te ca echipa ta stie ca are parte de suport ori de cate ori este nevoie si ca ai disponibilitatea de a interveni la timpul potrivit.

#2 Alege un software de project management personalizat si performant

De el depinde:

• performanta comunicarii;
• cat de eficient va fi urmarit timpul de lucru;
• distribuirea in timp real de date si documente;
• procesul de management al activitatilor.

Instrumentele de lucru pe care le folosesc in echipa mea sunt cele agreate la nivel de companie – tocmai pentru a nu se crea discrepante si blocaje.

Pentru task management:

• Trello – instrument colaborativ creat pe sistemul Kanban care permite spargerea unui obiectiv mare in obiective mai mici;
• Jira – instrument colaborativ pentru urmarirea bug-urilor, problemelor si pentru project management;
• Asana – ofera software colaborativ pentru un management de proiect mai performant;
• Basecamp – o solutie care iti permite sa tii totul intr-un singur loc;
• Targetprocess – ofera software de management de proiect Agile.

Pentru managementul documentelor:

• Google Docs
• Atlassian Confluence

Pentru managementul codului :
Atlassian Bitbucket

Pentru design:

• InVision
• Figma
• Miro
• Adobe XD

Pentru comunicare (apeluri video/audio, comunicare dinamica):

• Skype
• Discord
• Microsoft Teams
• Zoom
• Google Meet

Pentru testare:
Browserstack mobile ofera acces la peste 2000 de dispozitive reale si browsere online pentru web, permitand testari colaborative.

Pentru mobile share:

• Visor
• ApowerMirror
• Diawi

 

#4 Pentru ce tipuri de proiecte sunt echipele remote potrivite (si pentru care nu)?

Am o experienta de peste 20 de ani in dezvoltarea de proiecte, inclusiv cu echipe remote si distribuite. Si niciun proiect nu seamana cu celalalt. Solutia pentru a ma asigura ca totul functioneaza ok (de fiecare data) consta in comunicarea + alegerea instrumentelor corecte pentru managementul:

• documentelor;
• email-urilor;
• meeting-urilor;
• activitatilor;
• proiectelor;
• metodologiilor utilizate (Agile Scrum/ Kanban/ eXtreme programming).

 

#5 Echipe remote vs echipe in-office vs hybrid? Care este varianta optima pentru dezvoltarea proiectelor?

Munca remote implica si distantare sociala – si acesta este ultimul lucru pe care mi-l doresc pentru echipa mea. Pe termen scurt si mediu poti compensa interactiunile directe cu elementele de comunicare virtuala. Dar, pe termen lung, lucrul de acasa s-ar putea sa nu fie solutia ideala pentru toata lumea. Suntem cu totii diferiti si avem asteptari in egala masura diferite.

Dupa pandemie cred ca multi developeri vor opta pentru munca de la distanta – considerand ca este un beneficiu. Altii vor prefera sa ajunga, insa, si la birou in special pentru interactiunea directa.

Asadar, in opinia mea sistemul hibrid este unul castigator fiind capabil sa ofere un echilibru intre socializare si independenta.

 

#6 Proiect dezvoltat cu echipe remote/distribuite (exemplificare)

Primul exemplu care imi vine acum in minte este aplicatia SmartCity.

Aceasta solutie a fost dezvoltata cu oameni care se aflau in 3 orase. Iar rezultatul demonstreaza din plin ca eficienta nu tine de distanta dintre birouri.

Pe scurt, SmartCity este o solutie digitala completa care simplifica managementul sesizarilor si comunicarilor in orase/comunitati.

SmartCity integreaza 3 platforme care permit solutionarea rapida a problemelor cu care se confrunta atat cetatenii, cat si angajatii din administratia locala.

• MOBILE APP – Aplicatie iOS & Android app creata pentru cetateni pentru a le oferi acces rapid la informatii/anunturi/evenimente si posibilitatea de a trimite sesizari direct de pe telefonul mobil.
• ONLINE PORTAL – Extinderea serviciilor oferite de administratia locala printr-un portal web de comunicare – optimizat pentru mobile si pentru motoarele de cautare (de exemplu: Google).
• BACKOFFICE WEB – Platforma digitala intuitiva, creata pentru angajatii din sistemul administratiei locale pentru primirea si managementul sesizarilor venite din partea cetatenilor.

 

VEZI STUDIUL DE CAZ