A conduce o echipa este asemenea dirijatului intr-o orchestra: trebuie sa te asiguri ca toti urmaresc aceeasi partitura in sincron. Altfel, blocajele, neintelegerile, intarzierile si erorile apar iar tie iti va fi din ce in ce mai dificil sa le controlezi. Reglajul si echilibrul sunt asigurate de comunicarea directa si eficienta la toate nivelurile.
Dar cum poti gestiona corect o echipa care nu mai imparte acelasi spatiu fizic? (Aceasta este, cel mai probabil, intrebarea care a dominat preocuparile din companiile din intreaga lume pe timpul pandemiei.)
In birourile fizice totul pare mai simplu, mai rapid si la indemana. Proximitatea isi dovedeste din plin avantajele.
Dar, in spatiul virtual regulile se schimba si efortul de a manageria o echipa devine mult mai mare. Iar interactiunea umana este puternic afectata.
De ce am dezvoltat platforma TimeReport?
Asa cum povesteste si Malina in articolul despre managementul echipelor remote si distribuite, noi aveam deja experienta extinsa in munca de la distanta, cu mult inainte de a incepe pandemia (avand birouri in 3 orase din Romania, angajati in si mai multe zone din tara si parteneri, colaboratori si clienti in intreaga lume).
In ciuda provocarilor evidente, nu am considerat distanta un impediment in construirea de echipe solide si in crearea de parteneriate pe termen lung. Ne-am pastrat focusul pe atragerea de resurse umane cu experienta si cunostinte relevante si in transformarea relatiei client-provider intr-un adevarat parteneriat.
Proiectul WHISE este, probabil, cel mai bun exemplu pentru ce inseamna pentru noi parteneriate pe termen lung (proiect in derulare inceput acum 17 ani – cel mai stabil parteneriat cu un client).
Intorcandu-ne la analogia cu orchestra, cu o serie de echipe remote si distribuite ne-ar fi fost, cumva, imposibil sa ne intalnim constant in mediul fizic.
Analizand provocarile care apar in special la nivel de management (ore de lucru pe proiecte, facturi, etc) ne-am dat seama ca este esential sa dezvoltam o platforma custom raportata la nevoile specifice din companie.
Asadar, am decis sa dezvoltam un portal care sa se adreseze mai multor tipuri de utilizatori (angajati, manageri, admini) la mai multe niveluri (task management, facturare, raportare, etc.): TimeReport.
(Intrucat lucram cu echipe remote si distribuite de mai mult timp, pe perioada pandemiei tot ce am avut de facut din acest punct de vedere a fost sa adaptam platforma la nevoi si obiective noi.)
Top functii si functionalitati TimeReport
- platforma multi-user;
- UX/UI design;
- autorizare in functie de rolul in companie;
- managementul utilizatorilor (adaugare, editare, stergere);
- filtrare inteligenta (in functie de data, proiect, client, etc.);
- trimiterea notificarilor push catre utilizatori pentru a-i alerta, disponibile pe mai multe topicuri (proiecte, facturi si ore raportate);
- administrarea tag-urilor si categoriilor;
- rapoarte personalizate (Rapoarte cu privire la pontaj, Rapoarte cu privire la Utilizatori, Rapoarte cu privire la Clienti, Rapoarte Generale);
- generator de facturi/managementul facturilor/livrarea facturilor (catre client).
Ce pot vedea si face utilizatorii in TimeReport?
Pentru rolul de User (Angajat) accesul este definit doar pentru paginile relevante:
MENIUL DE UTILIZATOR
- Timp – din aceasta pagina utilizatorii pot sa adauge sau sa modifice informatiile cu privire la activitatile lor zilnice. Pentru fiecare activitate noua, utilizatorii pot sa adauge criterii specifice (task-uri, tarife si proiecte);
- Rapoarte – cu privire la activitatile fiecarui utilizator pentru o perioada specifica (perioada selectata de timp si posibilitatea de a filtra in functie de client si/sau proiect);
- Proiecte – aceasta pagina listeaza toate proiectele in care este implicat utilizatorul. Proiectele precum CONCEDIU sau CONCEDIU LEGAL sunt disponibile tuturor utilizatorilor;
- Clienti – aceasta pagina arata lista tuturor proiectelor unui client in care este implicat utilizatorul. Acesta poate vedea informatii generale despre fiecare client si sa adauge fisiere sau comentarii.
Din platforma utilizatorii pot insera activitatile si orele lucrate, aferente acestora, vizualiza si descarca rapoarte (pentru perioade specifice), accesa lista de proiecte (cu diferite statusuri: In progress, Completed, Tentative, Cancelled) si vizualiza profilele clientilor existenti.
Functionalitati extinse pentru manageri
Pentru rolul de Manager platforma afiseaza informatii extinse si acces la pagini specifice:
Din pagina de manager utilizatorii pot urmari rapid toate proiectele, administra si accesa rapoarte (pentru angajati, clienti, rapoarte generale), administra proiecte/activitati si accesa rapoarte specifice, administra utilizatorii, genera facturi si rapoarte, etc.
Meniul principal al managerului de proiect
Aceasta pagina ofera acces la informatiile generale despre utilizatori:
- overview rapid;
- instrumente intuitive la indemana;
- acces extins la informatii relevante;
- project management simplificat;
- meniu dinamic care ajuta managerii de proiect sa urmareasca proiectele, task-urile si progresul pe fiecare proiect in parte.
Rapoarte
Managerul are acces la patru tipuri de rapoarte:
- Rapoarte cu privire la pontaj;
- Rapoarte cu privire la utilizatori;
- Rapoarte cu privire la clienti;
- Rapoarte generale.
(Fiecare pagina ofera informatii grupate pe anumite caracteristici. Spre exemplu, Rapoartele Utilizatorului grupeaza informatii cu privire la utilizator si locatie si poate fi exportat in format .xlsx – Excel).
Proiecte
Managerii au acces la o pagina mai complexa decat utilizatorii.
Din aceasta pagina managerii pot sa modifice informatiile cu privire la proiecte, tarifele pentru fiecare echipa de proiect, task-uri si pot vedea rapoarte cu privire la orele tarifate pentru proiect.
Pagina de Proiecte este creata pentru a le oferi managerilor control rapid si eficient asupra proiectelor.
Utilizatorii
In functie de nivelul de acces, managerii pot sa vada doar utilizatorii si sa-i editeze (daca au un rol de UserManager).
- vizualizare rapida asupra utilizatorilor din platforma;
- acces extins la informatii relevante;
- control complet asupra evolutiei proiectului;
- instrumente intuitive la indemana.
(ex. Adaugarea unor noi utilizatori este un proces simplu care implica completarea unui formular.)
Instrumente PM
Aceasta pagina este folosita pentru a administra rapoartele utilizatorului. Din aceasta pagina managerii pot sa faca anumite actiuni:
- editarea orelor utilizatorului;
- generarea de rapoarte;
- generare de facturi.
Instrumente PM este o pagina creata sa simplifice activitatile recurente ale managerilor de proiect: editarea informatiilor existente + exportarea de rapoarte si facturi.
Devize
Aceasta pagina este afisata managerilor care au si rolul de Invoicer. Sunt disponibile mai multe actiuni din aceasta pagina, managerii pot sa:
- genereze facturi in functie de mai multe surse;
- modifice facturile deja existente;
- trimita facturile clientilor;
- vada rapoartele ca documente de facturare in format .xlsx.
Pagina devize a fost creata pentru a simplifica activitatile recurente a managerilor: editarea informatiilor existente + exportarea de rapoarte si facturi.
Alerte
Aceasta pagina ofera managerilor oportunitatea de a trimite utilizatorului alerte pe mai multe topicuri:
- proiecte;
- facturi;
- orele raportate.
Pagina de Alerte este creata pentru a simplifica procesul de comunicare intre diferite tipuri de utilizatori (project manageri – angajati, admini financiari – project manageri – utilizatori).
La ce au acces utilizatorii din pagina de ADMIN?
Rolul de Admin ofera accces la la pagini si functionalitati specifice, astfel incat adminii sa poata controla utilizatorii si activitatile in siguranta:
Rapoarte
In plus fata de sectiunea de rapoarte a managerului, adminul are acces la mai multe informatii.
- user Costs (costurile utilizatorului);
- tag Projects (sa adauge tag-uri pentru fiecare proiect);
- invoices Reports (rapoarte cu privire la facturi).
Notificari
Adminul poate, din aceasta pagina, sa trimita notificari utilizatorilor.
- notificari push (caseta de notificare afisata in coltul din stanga-jos al paginii);
- notificari in pagina (text afisat instantaneu sub tabelul de raportare);
- folosind signalR, utilizatorii vor vedea notificarile active in coltul stanga al portalului (simbolul de notificari).
Nomenclaturi
Aceasta este pagina din care adminii pot sa administreze tag-urile, sa puna tag-uri categoriilor, dar si locatiilor.
- tag-urile sunt folosite pentru Facturi, Utilizatori si Proiecte;
- categoriile de Tag-uri sunt folosite in Facturi;
- tag-urile de Locatie administreaza disponibilitatea locatiilor pentru utilizator (locatiile ascunse nu sunt aratate).
AFLA MAI MULTE DESPRE ACEST PROIECT
Beneficiile cheie ale platformei TimeReport
Supraincarcare cu raportari interne si externe, urmarirea greoaie a proiectelor, intarzieri in generarea de facturi, analiza dificila a profitabilitatii reale a fiecarui proiect?
Iti suna cunoscute aceste situatii?
Sunt activitati de care managerii de proiect, specialistii HR si angajatii din departamentul financiar trebuie sa se ocupe in mod constant.
Practic, provocarea noastra centrala era managerierea de la distanta a proiectelor si echipelor folosind surse si instrumente de lucru disparate.
Cu o astfel de solicitare, riscul de burnout putea deveni realitate oricand.
Plecand de la premisa ca burnout-ul este, mai degraba, o realitate decat un buzzword al analizelor moderne, am creat o platforma capabila sa simplifice lista de activitati ale angajatilor si managerilor, deopotriva.
Odata ce am fost degrevati de activitatile manuale si repetitive, ne-am putut concentra mai mult pe umanizarea interactiunilor in mediul de lucru – chiar si atunci cand lucram cu echipe remote sau distribuite.
De ce sa dezvolti o platforma custom de project management cu Roweb?
Roweb este o companie de software development care activeaza in piata din 2004 si care, in prezent, are birouri in 3 orase: Bucuresti, Pitesti, Craiova.
Cu cei peste 130+ experti IT specializati in tehnologii moderne, ne concentram pe dezvoltarea de solutii Enterprise, Web, Mobile si E-commerce.
Dezvoltam proiecte pentru companii din intreaga lume si avem capabilitatea sa intelegem nevoile specifice ale diferitelor tipuri de business-uri (de la start-up-uri la corporatii) si industrii.
“Ne propunem constant sa fim cu un pas inaintea schimbarilor, lucrand cu tehnologii moderne astfel incat clientii nostri sa beneficieze pe termen lung de solutii flexibile. Misiunea noastra este de ne sincroniza abordarile de development cu inovatiile tehnologice astfel incat solutiile software dezvoltate de noi sa se pastreze relevante pe piata pe termen lung.”
Viorel Costea | CEO, Roweb Development
Avem echipe in-house de software development, capabile sa preia dezvoltarea integrala a unui produs digital – de la faza de consultanta si analiza de business la arhitectura de solutie, implementare, post-implementare, testare si mentenanta.
Solutiile custom sunt in topul preocuparilor noastre pentru ca avem experienta extinsa in crearea de aplicatii specifice care sa raspunda punctual nevoilor clientilor.
Iata cateva exemple:
- Solutie HR – nGAGE: Simplificarea proceselor de HR prin extinderea de functionalitati si optimizari pe o solutie existenta: performante mai bune pentru instrumentelor VMS, interfata dinamica si intuitiva, mentenanta mai usoara si mai rapida;
- Platforma SaaS pentru fluxuri de lucru si management de aplicatii – (Pearn Kandola);
- Recruiter Genie – solutie HR care ii ajuta pe managerii de departamente sa compare cu usurinta candidati, folosind resurse precum videoclipuri, profiluri de competente si CV-uri;
- Dezvoltare chatbot pentru platforma de recrutare nGAGE;
- Solutie HR dedicata (GDPR-compliant) pentru nGAGE, capabila sa tina candidatii si specialistii in recrutare perfect conectati pe parcursul intregului proces.
